رویداد چیست؟ 4 مشخصه اصلی رویداد را بشناسیم.
رویداد یا ایونت به هر اتفاق یا فعالیتی گفته می‌شود که دارای چهار عنصر زیر باشد. ابتدا درباره هر کدام از موارد یک توضیح مختصری ارائه می‌دهیم سپس همه آن ها را با یک مثال بررسی می‌کنیم.
- موضوع: هر رویداد باید موضوع مشخص و معینی داشته باشد که براساس آن برنامه‌ریزی و اجرا شود. اگر ایونت شما حول محور یک موضوع خاصی نباشد، قطعا شما به مشکل بر خواهید خورد.
- هدف: رویدادها باید هدف یا اهداف خاص و قابل اندازه‌گیری‌ای داشته باشند. وقتی ایونت شما هدف مشخصی را دنبال کند، شما در نهایت می‌توانید بسنجید که آیا این برنامه نتیجه مورد انتظار برای شما را داشته است یا خیر.
- زمان و مکان: رویداد شما باید زمان و مکان معین و مناسبی داشته باشد که با توجه به شرایط و نیازهای شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان تعیین شود. انتخاب زمان و مکان مناسب برای برگزاری رویداد یکی از فاکتورهایی است که باید به آن توجه ویژه‌ای کرد.
- شرکت‌کننده: هر رویداد باید شرکت‌کننده یا شرکت‌کنندگان خاص و هدفمندی داشته باشد که به آن‌ها اطلاعات، آموزش، تجربه، سرگرمی و یا هر نوع ارزش دیگری ارائه شود. اگر شما شرکت کنندگان مناسب را دعوت نکنید قطعا بازدهی رویدادتان بسیار پایین خواهد آمد.
اما بیایید در قالب یک مثال اهمیت این 4 شاخص را بررسی کنیم. به طور مثال فرض کنید شما یک موسسه آموزشی دارید. در این موسسه سالیان سال مباحث مرتبط با حسابداری تدریس می‌کرده‌اید. با توجه به تصمیم‌های جدیدی که گرفته‌اید، قصد دارید دوره‌های MBA هم به مجموعه خود اضافه کنید.
مشکل شما کجاست؟ مشکل شما این است که افراد شما را فقط به عنوان موسسه حسابداری قبول دارند و شما در زمینه مدیریت اعتباری ندارید. در این شرایط تیم مارکتینگ شما تصمیم می‌گیرد برای کسب اعتبار و اعتماد از ایونت مارکتینگ استفاده کند. تصمیم می‌گیرید رویدادی با موضوع اهمیت آموزش درست مباحث مدیریت برگزار کنید. هدف شما جلب اعتماد متخصصین این حوزه است و زمان و مکان برگزاری ایونت شما مطابق است با روز جهانی مدیریت در پارک علم و فناوری. شرکت کنندگان شما هم اساتید مطرح این حوزه هستند. حالا تصور کنید که موضوع شما متناسب با هدفتان نباشد. شما درباره اهمیت نگه داشتن گل و گیاه در خانه صحبت کنید و مکان برگزاری شما در یک سالن تئاتر باشد. چقدر شما در انتها موفق بوده‌اید که اعتماد آن اساتید را جلب کنید؟ پس رعایت کردن هر یک از این موارد می‌تواند نقش بسیار مهمی برای شما داشته باشد و شما باید تمام این شاخص ها را به طور دقیق رعایت کنید.
چند نوع رویداد داریم؟ انواع رویداد ها را بشناسیم.
رویدادها را می‌توان در دسته‌بندی‌های متفاوتی قرار داد. ما در ادامه رویدادها را با توجه به موضوعاتشان در 7 دسته بندی متفاوت قرار داده‌ایم.
- رویدادهای آموزشی: رویدادهایی که هدف آن‌ها انتقال دانش، مهارت، تجربه و یا نظرات در یک حوزه خاص است. مثلاً سمینار، کارگاه، کلاس، وبینار و غیره. در این نوع رویدادها معمولا شما در انتها یک مدرک دریافت خواهید کرد که گواهی می‌کند شما در این رویداد شرکت کرده‌اید و مباحث مطرح شده را یاد گرفته‌اید.
- رویدادهای علمی: رویدادهای علمی رویدادهایی هستند که هدف آن‌ها ارائه و بحث پیرامون پژوهش‌ها، نظریات و یافته‌های علمی در یک رشته یا زمینه خاص است. این سبک از رویدادها در دسته بندی هایی مثل کنفرانس، کنگره، سمپوزیوم، سخنرانی و غیره قرار می‌گیرند.
- رویدادهای تجاری: رویدادهای تجاری معمولا با هدف ترویج محصول یا خدمت، تبلیغ، فروش، خرید، تبادل و یا همکاری در حوزه‌های اقتصادی برگزار می‌شوند. مثلا برای ایونت های تجاری می‌توان به نمایشگاه، بازارچه، حراجی ها، مزایده‌ها و غیره اشاره کرد. یکی دیگر از رویدادهای تجاری که برای شرکت‌ها بسیار مهم بوده، رونمایی از محصول جدید است.
- رویدادهای فرهنگی: رویدادهایی که هدف آن‌ها نشان دادن، ارتقاء، حفظ و یا انتقال فرهنگ، هنر، ادب، موسیقی و یا سنت‌های یک جامعه یا گروه است. مثلا بزرگداشت های مرتبط، جشن، کنسرت و نمایش جزو این دسته هستند و عموما طرفدارهای زیادی دارند.
- رویدادهای ورزشی: این دسته از رویدادها هم مانند رویدادهای فرهنگی، خیلی شناخته شده هستند. مثلا مسابقات ورزشی که در استادیوم‌ها برگزار می‌شوند، تورنمنت‌ها یا از همه مطرح تر، المپیک.
- رویدادهای سیاسی: رویدادهای سیاسی با هدف تأثیرگذاری، تغییر، اصلاح یا تغییر حکومت، قانون و یا ایدئولوژی برگزار می‌شوند. مثال ملموس آن، رأی‌گیری ها، مناظره‌ها و غیره است.
- رویدادهای خیرخواهانه: رویدادهای خیرخواهانه به طور معمول به منظور حمایت از افراد خاص برگزار می‌شوند. در اکثر اوقات افراد در این رویدادها به صورت داوطلبانه همراهی می‌کنند. رویدادهایی مانند جمع آوری کمک برای زلزله زدگان.
4 توانایی اصلی برای مدیریت رویداد.
در نهایت شما برای این که رویداد حرفه‌ای و با کیفیتی برگزار کنید، باید با یک تیم با تجربه کار کنید یا یک تیم مدیریت قوی داشته باشید. هر گونه ضعف در تیم مدیریت و اجرا می‌تواند منجر به اتفاقات بسیار ناگواری بشود. در نتیجه برگزار کردن رویداد نیاز به برنامه‌ریزی و اجرای دقیق و منظم دارد. مدیریت رویداد به فرآیند طراحی، تولید و ارزشیابی رویداد گفته می‌شود. مدیر رویداد معمولا مسئولیت بودجه‌بندی، تامین منابع، هماهنگ‌سازی تیم‌ها و پشتیبانان، برقراری ارتباط با شرکت‌کنندگان و حل مشکلات احتمالی در طول برگزاری رویداد را به عهده می‌گیرد. بهتر است تیم برگزاری رویداد مهارت‌های زیر را دارا باشد:
- خلاقیت: توانایی پیدا کردن ایده های جذاب و نوین برای جلب توجه بیشتر شرکت‌کنندگان و تاثیر گذاری بیشتر. هرچقدر شما بتوانید ایونت خود را از یکنواختی و یکسان بودن خارج کنید، در ذهن محاطب بیشتر نقش خواهید بست. پس قوه خلاقیت یکی از توانایی‌هایی است که برای برگزاری ایونت مورد نیاز است.
- نظم و برنامه ریزی: شما برای اینکه رویدادتان به بهترین نحو برگزار شود، باید برنامه ریزی بسیار دقیقی داشته باشید و نظم را در تمامی مراحل برنامه حفظ کنید. عقب یا جلو افتادن یک اتفاق در برنامه می‌تواند باعث شود قسمت‌های اصلی رویداد شما با تاخیر پخش بشود و شما تاثیر گذاری لازم را نداشته باشید. پس حفظ نظم در برنامه یک الزام است.
- ارتباطات گسترده: شما به عنوان تیم برگزار کننده رویداد باید ارتباطات گسترده و مناسبی داشته باشید که برای تامین مکان، پذیرایی و وسایل به مشکل بر نخورید. داشتن چند تامین کننده برای قسمت‌های مختلف یک رویداد می‌تواند احتمال خطر و مشکل را کاهش دهد. داشتن ارتباطات موثر و گسترده خیلی از مواقع باعث از بین رفتن چالش‌های غیر منتظره می‌شود.
- توانایی مدیریت بحران: در حین اجرا رویداد ممکن است اتفاقات پیش بینی نشده‌ای رخ دهد که شما باید انغطاف لازم را داشته باشید که بتوانید مسائل غیر منتظره را مدیریت کنید. اگر شما هنگام بروز یک بحران نتوانید مشکل را مدیریت کنید، مشکل شما هر لحظه بزرگتر می‌شود و ممکن است کل رویداد از بین برود.
جمع بندی
ما متوجه شدیم که رویداد چیست و 4 شاخص اصلی یک رویداد استاندارد چه چیزهایی است. اگر شما هر زمان قصد داشتید خودتان رویداد برگزار کنید حتما با دقت لازم به این 4 مورد بپردازید. هر چند برگزاری رویداد هم مثل هر کار دیگری بهتر است به دست متخصص آن کار انجام شود. کم بودن کیفیت هر کدام از این موارد قطعا در کیفیت کلی رویداد شما تاثیر چشم گیری خواهد داشت. از طرفی بررسی کردیم که رویدادها با توجه به موضوعاتشان به چند دسته تقسیم می‌شوند. هر سازمانی می‌تواند با توجه به هدفی که برای خودش مشخص کرده، هر کدام از این رویدادها را برگزار کند. در نهایت به 4 توانایی اصلی و مهم مورد نیاز یک تیم برگزاری رویداد پرداختیم. ما در مجموعه لیان می‌توانیم به شما در برنامه ریزی، برگزاری و ایده پردازی رویداد هایتان کمک کنیم. فاصله شما با تجربه چندین ساله ما و تیم حرفه‌ای لیان فقط یک تماس است. با ما در تماس باشید.