4 نکته مهم که بتوانید یک رویداد جذاب با بودجه کم برگزار کنید
برگزاری رویداد و ایونت، یک ابزار قدرتمند برای کسب و کارها و مجموعه‌ها است. شما با برگزاری رویداد می‌توانید جذب مخاطب کنید، با مشتریان جدید ارتباط بگیرید و برند خود را ارتقا دهید. اما مسئله‌ای که پیش روی شما قرار می‌گیرد احتمالا هزینه‌های بالای برگزاری ایونت است. اما آیا راهی وجود دارد که بتوان این محدودیت را رفع کرد؟
در این مقاله به این موضوع خواهیم پرداخت که شما چطور با حداقل هزینه می‌توانید یک رویداد موثر برگزار کنید. درباره چگونگی استفاده از شراکت‌ها و حمایت‌های مالی تا بهره‌گیری از اسپانسر و رویدادهای آنلاین صحبت خواهیم کرد. اما یک نکته خیلی مهمی که به شما در هر مرحله می‌تواند کمک کند، داشتن خلاقیت و برنامه ریزی است. خلاقیت و برنامه ریزی قوی دو کلید اصلی برای برگزاری یک رویداد به نحو احسن است. این دو موضوع هیچ نیازی به هزینه و بودجه مالی نخواهد داشت و شما می‌توانید از این دو آپشن بسیار بهره ببرید.
برگزاری رویداد با کمترین بودجه
قطعا وقتی شما قصد دارید یک رویداد با هزینه پایین برگزار کنید، چالش‌های زیاد و خاصی سر راهتان قرار خواهد گرفت. اما همانطور که توضیح دادیم، شما به کمک برخی نکاتی که در ادامه خواهیم گفت، می‌توانید به این هدف برسید. پس با هم پیش می‌رویم:
1. هدف و مخاطب هدف رویداد خود را انتخاب کنید.
شما می‌خواهید در رویداد خود به چه موضوعی بپردازید؟ تبلیغ محصول جدید خود را بکنید یا با مشتریان خود ارتباط صمیمانه بگیرید؟ مهم است که شما در مرحله اول بدانید که هدفتان از برگزاری این رویداد چیست. اگر شما در این قسمت ضعف داشته باشید و درست نتوانید آن را تعیین کنید، در مراحل بعدی نیز به مشکل خواهید خورد.
مورد بعد این موضوع است که شما باید در نظر بگیرید که مخاطبین خود را از بین چه کسانی انتخاب می‌کنید؟ ویژگی مشترک این افراد چیست؟ وقتی شما هدفتان را تعیین کردید باید مخاطب هدفتان را هم بشناسید. تشخیص و تعیین این دو مورد به شما کمک می‌کند که متوجه شوید چه کارهایی را می‌توانید فاکتور بگیرید و چه کارهایی را باید با نهایت کیفیت انجام بدهید. به طور مثال اگر مخاطبین شما افرادی هستند که به ظاهر اشخاص اهمیت زیادی می‌دهند، شما باید تیم تشریفات خود را با لباسی متفاوت و شیک در صحنه حاضر کنید.
2. مکان مناسب و مقرون به صرفه پیدا کنید.
ابتدا شما باید بودجه مورد نظر خودتان را مشخص کنید. پس از مشخص کردن بودجه، شما نیاز به یک لیست از سالن‌هایی خواهید داشت که با بودجه شما همخوانی دارند. قدم بعدی شناسایی این سالن‌ها است. شما باید یا به صورت حضوری از این سالن‌ها بازدید کنید یا از یک مجموعه متخصص برگزاری رویداد درباره این سالن‌ها مشورت بگیرید. برخی از سالن‌ها هستند که با وجود قیمت مناسبی که دارند، اما یک سری مسائل و چالش‌های جدی دارند که ممکن است آسیب اساسی به رویداد شما بزنند. پس برای انتخاب سالن این 3 مرحله را طی کنید.
اما آیا راهی وجود دارد که این هزینه را کاور کند؟ چرا؛ وجود دارد. شما می‌توانید با سالن وارد مذاکره شوید و طی شرایطی وی را راضی کنید که حامی مالی شما شوند. احتمال این که چنین پیشنهادی از سمت سالن قبول شود بسیار پایین است اما امتحانش کنید. ولی راه دیگری که جلو پا شماست، رویداد آنلاین است. شما می‌توانید در صورت امکان سالن خود را کوچکتر بگیرید و نصف مهمان‌ها را به صورت آنلاین کنار خود داشته باشید. البته فراموش نکنید که رویداد آنلاین هم نیاز به حضور متخصص دارد و آنقدر که اسمش به نظر می‌آید، راحت نیست.
3. یک حامی مالی مرتبط پیدا کنید.
شما اگر توانسته باشید موضوع و مخاطب هدف رویداد خود را به درستی شناسایی کرده باشید، می‌توانید به راحتی اسپانسر بگیرید. چرا این موضوع با هدف و مخاطب هدف رویداد مرتبط است؟ با یک مثال این موضوع را توضیح می‌دهیم. فرض کنید شما یک رویداد برگزار کرده‌اید با موضوع معرفی محصول جدید. حوزه فعالیت شما، شامپو و شوینده سر است. شرکت کنندگان شما عموما دکترهای داروخانه هستند.
به نظرتان چه کسی تمایل بیشتری دارد اسپانسر این رویداد شود؟ کسی که مخاطب مشترکی با رویداد شما داشته باشد. به طور مثال یک شرکت پخش کننده لوازم آرایشی که با داروخانه هم کار می‌کند. وقتی مخاطبین شما با مخاطبین یک کسب و کار دیگر تا حد زیادی همپوشانی داشته باشد، می‌توانید پیشنهاد اسپانسر شدن را به آن‌ها بدهید و مطمئن باشید این افراد علاقه‌مند خواهند شد.
4. خلاقیت را چاشنی کار کنید.
وقتی حرف از خلاقیت می‌زنیم، منظورمان خلاقیت در چیست؟ شما چگونه به کمک خلاقیت، رویداد جذاب و کم هزینه می‌توانید برگزار کنید؟ خب موضوعی که همیشه باعث جذاب‌تر شدن رویدادها شده، تعامل و مشارکت افراد است. وقتی شرکت کنندگان در رویداد از یک بیننده منفعل تبدیل به یک شرکت کننده فعال می‌شوند، حس بهتری نسبت به رویداد پیدا می‌کنند. اما بیاید با یک مثال سعی کنیم ادامه دهیم و ببینیم چگونه می‌توانیم در یک رویداد به کمک خلاقیت، تجربه بهتری بسازیم؟
خب فرض کنید شما یک تولید کننده مکمل ورزشی هستید و یک رویداد برای عده‌ای ورزشکار برگزار کرده‌اید. این افراد به احتمال زیاد از فعالیت بدنی و ورزش لذت زیادی می‌برند. شما باید از این ویژگی استفاده کنید و به طور مثال یک فعالیت رقابتی ترتیب دهید. این موضوع باعث می‌شود حس رقابت ایجاد کنید و فضا از یک فضای خسته کننده تبدیل به یک فضا پویا شود. در نهایت شما می‌توانید به برنده این رقابت یک تخفیف خوب برای خرید مکمل بدهید.
در نهایت شما با رعایت کردن همین 4 مورد می‌توانید قسمت زیادی از هزینه‌های خود را کاهش دهید. نکته مهمی که باید به آن توجه کرد این است که هرچند می‌توان با هزینه پایین یک رویداد جذاب برگزار کرد اما این کاری نیست که ما پیشنهاد بدهیم. چرا که شما باید تلاش بسیار زیادی کنید و از طرفی زمان زیادی نیز صرف کنید. اما نمی‌توان گفت که چنین رویدادهایی رویدادهای ناموفق بوده‌اند.
مجموعه برگزاری رویداد لیان می‌تواند به شما در برگزاری رویدادتان کمک کند. اما این کمک الزاما به معنی برگزاری کامل رویداد نیست. شما می‌توانید در برخی از قسمت‌های رویدادتان که دچار مشکل یا چالش شده‌اید از تجربه و تخصص ما کمک بگیرید و رویداد خود را به بهترین نحو جلو ببرید. برای ارتباط بیشتر و مشاوره، با ما در تماس باشید.