پذیرایی چگونه در برگزاری رویداد شما اثرگذار است ؟
پذیرایی یکی از عوامل بسیار مهم در برگزاری رویدادها است که تأثیر قابل توجهی در تجربه مهمانان و موفقیت رویداد دارد. اهمیت پذیرایی در رویدادها بیش از تأمین نیازهای غذایی مهمانان بوده و در واقع ارتباط نزدیکی با احساسات و انطباق با توقعات مهمانان برقرار می‌کند. یک پذیرایی مناسب و موفق، می‌تواند مهمانان را به خود جذب کند و برایشان تجربه‌ای به یادماندنی ایجاد کند. در ادامه درباره نکات مهمی که شما باید در قسمت پذیرایی رعایت کنید صحبت خواهیم کرد. به سوالاتی مانند اینکه چرا باید توجه ویژه‌ای به پذیرایی کرد خواهیم پرداخت. همچنین درباره نکات مهم مرتبط با پذیرایی صحبت خواهیم کرد. با ما همراه باشید.
چرا باید به پذیرایی در رویداد توجه ویژه ای کرد؟
پذیرایی یکی از قسمت‌های بسیار کلیدی و مهم در برگزاری رویدادها است. در ادامه علت این موضوع را بررسی خواهیم کرد. این که چرا باید به پذیرایی در رویداد توجه ویژه‌ای کرد.
پذیرایی قوی و خوب ایجاد یک تجربه مثبت می‌کند. اما منظورمان از پذیرایی صرفا این که چه خوراکی‌‌ای به مهمانانتان می‌دهید نیست. منظور از پذیرایی، ارائه خدمات و مراقبت از مهمانان است. با یک پذیرایی مناسب، می‌توانید تجربه مثبتی را برای مهمانان خلق کنید و برای آنها یک خاطره به یاد ماندنی از رویدادتان بسازید.
پذیرایی باعث ایجاد ساخت و بهبود ارتباطات می‌شود. قسمت پذیرایی در رویدادها همیشه باعث خارج شدن فضا از جو رسمی و جدی می‌شود.. همین موضوع یعنی شما فرصت برقراری ارتباط با مخاطبان و مهمانان خود را خواهید داشت. این ارتباطات می‌تواند باعث تحکیم روابط قبلی شود و رابطه شما را با مهمانان بهبود ببخشد. همچنین شما می‌توانید در این موقعیت با افراد جدید آشنا شوید و شبکه سازی کنید.
این فرصتی که برای پذیرایی پیش آمده است، باعث می‌شود شما بتوانید از روابطی که شکل می‌گیرد بهره ببرید. وقتی شما و یک فردی که تخصصش به کار شما می‌آید سر یک میز حاضر می‌شوید، احتمال اینکه بتوانید به نتیجه‌ای برای کار برسید بالا است. زیرا این صحبت‌ها نه آنقدر رسمی است و نه آنقدر خارج از فضای کسب و کار. در نتیجه اگر پذیرایی شما به نحوی باشد که افراد لذت و رضایت کافی را داشته باشند، شما می‌توانید از این حس رضایت آن ها استفاده کنید و صحبت‌های مهمی داشته باشید و تاییدیه های اولیه را بگیرید.
پذیرایی رویداد جلوه‌ای از شرکت شما است. شما رویدادی که شرح می‌دهم را تصور کنید. رویدادی که پذیرایی به میزان کافی نبوده و کیفیت آن نیز پایین بوده است. در نتیجه تعدادی پذیرایی نشده‌اند و افرادی هم که پذیرایی شده‌اند، رضایت ندارند. به نظرتان این افراد چه احساسی خواهند داشت؟ قطعا این افراد احساس می‌کنند به آنها اهمیتی داده نشده و این رویداد برایشان تجربه خوبی نخواهد بود.
ترغیب به حضور در رویدادهای آتی: اگر پذیرایی خوبی در رویداد به ارمغان آورده شود، مهمانان بیشتر تمایل خواهند داشت در رویدادهای آینده شما حضور داشته باشند و رویدادهایتان را حمایت کنند. همچنین این موضوع باعث افزایسش اعتبار شما می‌شود. در نتیجه افراد در رویدادهای بعدی شما هم مشتاقانه شرکت خواهند کرد. از طرفی احتمالا این فکر را هم بکنند که وقتی برای رویداد یک شرکتی این اندازه تلاش کرده است، قطعا برای خدمات و محصولاتش هم به همین اندازه تلاش می‌کند و کیفیت را در بالاترین حد نگه خواهد داشت.
به طور کلی، پذیرایی در رویدادها می‌تواند به ارتقای تجربه مهمانان، ایجاد ارتباطات مثبت و افزایش اعتبار شما و رویدادتان کمک کند. اما برای اینکه به چنین مواردی دست پیدا کنید باید یکسری نکات مهمی را رعایت کنید. در ادامه به بررسی این نکات خواهیم پرداخت.
برای بخش پذیرایی رویدادمان چه نکاتی را باید رعایت کنیم؟
- قبل از رویداد برای بخش پذیرایی برنامه‌ریزی کنید. برنامه‌ریزی دقیق و مستند برای بخش پذیرایی رویداد بسیار حائز اهمیت است. شما باید متناسب با تعداد مهمانان، نوع رویداد و بودجه مخصوص پذیرایی برنامه ریزی لازم را انجام دهید. یکی از اتفاقاتی که باعث ناراحتی می‌شود، کم بودن پذیرایی است. بهتر است مقداری بیشتر از تعداد خود مهمانان برای پذیرایی تدارک ببینید.
- فقط به یک نوع پذیرایی اکتفا نکنید. باید حواستان باشد که مهمانان ممکن است ذائقه‌های متفاوتی داشته باشند. برای اینکه بتوانید اکثریت را راضی نگه دارید، از چند نوع پذیرایی متفاوت استفاده کنید. این موضوع را هم در مورد غذا و هم در مورد نوشیدنی به کار ببرید. در نتیجه ارائه گزینه‌های متفاوت در پذیرایی یک نکته مهم است.
- حواستان به دکور و فضای پذیرایی باشد. شما باید یک فضای متناسب با رویداد خود برای قسمت پذیرایی تهیه کنید. رعایت این موضوع در کیفیت رویداد شما تاثیر گذار خواهد بود. شما باید به نکاتی مثل تنظیم روشنایی، استفاده از گل‌ها و دکوراسیون متناسب توجه کنید. از طرفی باید مراقب باشید آنقدر درگیر فضاسازی نشوید که فراموش کنید برای پذیرایی باید فضا به اندازه کافی باز باشد که افراد احساس شلوغی نکنند. همچنین شما باید توجه کنید که فضا یک محیط آرامش بخش و دلنشین باشد که افراد بتوانند هم پذیرایی شوند و هم به ارتباط و تعامل بپردازند.
- خدمات پرسنل و لوازم پذیرایی حسن ختام کار است. حسن رفتار و رعایت ادب توسط پرسنل پذیرایی از جمله عوامل مهمی است که بر تجربه مهمانان تأثیر می‌گذارد. پرسنل شما باید در ارائه خدمات به مهمانان حرفه‌ای باشند و برای تامین نیاز و راحتی افراد تلاش کنند. توجه کنید که شما برای اینکه کیفیت مجموعه خودتان را نشان دهید باید از لوازم با کیفیت برای پذیرایی کنید. منظور از لوازم، ظروف، لیوان‌ها و سرویس‌های مناسب پذیرایی است.
اما شما برای رویداد خود می‌دانید چه نوع پذیرایی مناسب است؟ در ادامه به بررسی انواع مدل‌های پذیرایی می‌پردازیم.
چه نوع پذیرایی برای رویداد شما بهتر است؟
نوع پذیرایی برای یک رویداد به عوامل مختلفی مثل نوع رویداد، تعداد مهمانان، بودجه، مکان و تم رویداد بستگی دارد. در زیر، چند نوع پذیرایی متداول را بررسی خواهیم کرد:
- سرو میزی (Buffet): در این نوع از پذیرایی، غذا و نوشیدنی روی میزها قرار می‌گیرند و مهمانان می‌توانند برحسب تمایلشان غذا و نوشیدنی را انتخاب کنند. این سبک از پذیرایی مناسب برای رویدادهای بزرگ با مهمانان زیاد است. در این نوع پذیرایی شما به مهمانان فرصت تجربه طعم و غذاهای مختلف را می‌دهید.
- سرو سرد (Cocktail Reception): این نوع پذیرایی، غذاها به صورت سرد روی میزها قرار می‌گیرند و مهمانان می‌توانند از بین آن ها انتخاب کنند. این نوع از پذیرایی به مهمانان امکان مکالمه و برقراری رابطه را در طول رویداد می‌دهد و مناسب برای رویدادهای تجاری است که افراد در پی شبکه‌سازی هستند.
- پذیرایی نشسته یا فوری (Seated Dinner): این سبک از پذیرایی به این صورت است که مهمانان سر میزهای خود نشسته‌اند و غذاها به سر میزشان به آنها ارائه می‌شود. این نوع پذیرایی برای رویدادهای رسمی، مجالس عروسی و دورهمی‌های خصوصی مناسب است و یک فضای منعطف و مجلل را ایجاد می‌کند.
- پذیرایی خارجی: پذیرایی خارجی به پذیرایی گفته می‌شود که مهمانان برای پذیرایی به یک مکان دیگری باید منتقل شوند. این نوع پذیرایی برای مخاطبان کمی سخت و آزاردهنده است و معمولا از آن در رویدادهای بزرگ استفاده نمی‌شود.
ما در این مقاله سعی کردیم نکات مهمی که باید درباره پذیرایی بدانید و رعایت کنید را بنویسیم. ما متوجه شدیم که چرا باید به این بخش اهمیت ویژه‌ای داد و همچنین نکات مهمی که باید رعایت کرد را بررسی کردیم. از طرفی با انواع پذیرایی آشنا شدیم. شما برای اینکه در رویداد خود یک پذیرایی حرفه‌ای داشته باشید می‌توانید از متخصصین ما کمک بگیرید.