انتخاب مکان مناسب برای رویداد
انتخاب مکان مناسب برای برگزاری مراسم یکی از مهمترین تصمیماتی است که باید در زمان برنامه ریزی گرفته شود. مکان مناسب برای برگزاری رویداد می‌تواند باعث تجربه خوبی برای مخاطبین شما بشود و ایونت شما را فراموش نشدنی کند. از طرفی اگر شما دقت لازم را برای این کار به خرج ندهید، خاطره نه چندان خوبی خواهید ساخت و در ذهن افراد یک برنامه کم کیفیت ثبت می‌کنید. مکان برگزاری می‌تواند تأثیر زیادی در موفقیت یا شکست شما در برنامه داشته باشد. اما چگونه ما می‌توانیم یک مکان مناسب را انتخاب کنیم؟
در این مقاله، به شما 7 نکته کلیدی را برای انتخاب مکان مناسب برای برگزاری رویداد معرفی خواهیم کرد. این نکته‌ها اندازه و ظرفیت، موقعیت مکانی، امکانات و تجهیزات، قیمت، نظر متخصصین، طراحی و دکوراسیون هستند. با توجه کردن به این نکته‌ها، شما خواهید توانست به راحتی یک مکان مناسب برای برگزاری مراسم خود پیدا کنید و کیفیت رویداد خود را در سطح بالایی نگه دارید.
1. اندازه و ظرفیت مکان برگزاری
نکته اولی که باید در انتخاب مکان مناسب برای برگزاری رویداد در نظر داشته باشیم، اندازه و ظرفیت مکان انتخابی است. شما باید با توجه به بزرگی ایونت خود، مکان درستی را انتخاب کنید. به طور مثال، اگر شما قصد برگزاری یک رویداد معرفی محصول دارید و مهمانان شما 400 نفر هستند، باید یک مکانی را انتخاب کنید که ظرفیت 500 نفر را داشته باشد. چرا 500 نفر؟ مگر مهمانان ما 400 نفر نبودند؟ بله 400 نفر مهمان شما دعوت کرده‌اید اما نباید فضا به حدی کوچک باشد که فضای لازم برای جابجایی و حرکت نباشد و مهمانان با فاصله خیلی کم بنشینند.
2. موقعیت مکانی
شما باید به اینکه مکان برگزاری رویداد شما کجا قرار دارد نیز توجه ویژه‌ای کنید زیرا یکی از عوامل مهم و تاثیر گذار است. به طور مثال شما اگر قصد برگزاری یک رویداد دارید و زمان آن ساعت 5 عصر روز دوشنبه است، شما اگر مکان برگزاری را جایی مثل مرکز شهر قرار دهید، یک اشتباه بزرگ کرده‌اید(البته استثنا هم داریم). شما انتظار دارید افراد در ساعتی که ترافیک به اوج می‌رسد، در مکانی حاضر شوند که دسترسی به آن سخت است. چه به لحاظ ترافیک چه به لحاظ طرح زوج و فرد. پس بهتر است حواستان باشد مکان مورد نظر خود را طوری انتخاب کنید که مهمانان مشکلی برای رسیدن به آنجا نداشته باشند.
3. امکانات و تجهیزات مکان برگزاری
مکانی که انتخاب می‌کنید باید دارای امکانات کافی برای رویداد شما باشد. یعنی اگر شما قصد برگزاری کنسرت دارید، باید سالنی که انتخاب می‌کنید تجهیزات صوتی کاملی داشته باشد. یا اگر پذیرایی مراسم هم به عهده شماست، باید مکان شما دارای یک آشپزخانه مجهر باشد. همچنین مواردی مثل امنیت و پارکینگ نیز نکات مهمی هستند که شما باید به آن توجه کنید. هرچقدر رفاه شرکت کنندگان یبشتر باشد، شما تاثیر بیشتری خواهید گذاشت.
4. قیمت مکان برگزاری
قیمت مکان را باید با دقت و تجربه بیشتری بسنجید. سالن هایی هستند که صرفا چون معروف شده‌اند هزینه بالایی می‌گیرند ولی کیفیت لازم را ندارند. یا مکان هایی هستند که نیاز شما را رفع می‌کنند ولی چون قیمت پایینی دارند شما تصور می‌کنید کیفیت لازم را ندارند. برای اینکه بتوانید متوجه شوید که چه مکانی را با چه قیمتی بهتر است انتخاب کنید ترجیحا با یک متخصص مشورت کنید که بتواند با توجه به نیاز شما به شما پیشنهاد بدهد.
5. تجربه و نظر متخصص
تجربه و نظر متخصصان برگزاری رویداد می‌تواند شما را اشتباهات بزرگی دور کند. شما می‌توانید با یک مجموعه در رابطه با برگزاری و عوامل موثر در برگزاری رویداد خود مشورت کنید. این مشورت می‌تواند به شما کمک کند که بدانید اصلا برگزاری رویداد با ویژگی‌های مد نظر شما، قابل قبول است یا خیر. چند جلسه هزینه مشاوره با یک متخصص هزینه کمتری برای شما خواهد داشت تا اینکه یک رویداد برگزار کنید ولی کیفیت آن بد باشد و کل بودجه شما هدر برود.
6. طراحی و دکوراسیون مکان برگزاری
شما باید به طراحی و دکوراسیون مکان مورد نظرتان دقت کنید. مکان انتخابی شما باید با جو و فضای ایونت شما هماهنگی داشته باشد. به طور مثال اگر شما یک ایونت پیچینگ برای جذب سرمایه گذاری برای استارت آپ ها طراحی کرده‌اید، بهتر است فضای برگزاری شما حال و هوای خلاقانه داشته باشد. اگر شما یک فضای متناسب و هماهنگ با موضوع رویداد خود داشته باشید، تاثیر بیشتری روی ذهن شرکت کننده خواهید گذاشت. نکاتی مانند دکور، نور، رنگ بندی، چیدمان، تزئینات و حتی لباس افراد از نکات موثر است.
7. سابقه و پیشینه مکان برگزاری رویداد
یک نکته مهمی که باید به آن توجه کنید، سابقه و پیشینه یک مکان است. اگر شما در انتخاب سالن برای برگزاری رویداد، سالنی را انتخاب کنید که قبلا رویدادهای مشابه با رویداد شما در آن برگزار شده است، می‌تواند نقطه قوتی برای شما باشد. اما چطور؟ به طور مثال فرض کنید شما در سالن میلاد قصد دارید یک رویداد علمی برگزار کنید. رویداد علمی قبلی که در این سالن برگزار شده، سخنرانی پروفسور سمیعی بوده.
این موضوع باعث می‌شود که رویداد شما هم تا حدودی اعتبار بیشتری کسب کند زیرا شما هم در مکانی رویداد علمی برگزار کرده‌اید که در گذشته یک فرد مطرح نیز آن را برای رویداد خودش انتخاب کرده است. همچنین امکان دارد انتخاب یک مکان که برای یک حرفه خاصی شناخته شده باشد، به شما در اضافه شدن شرکت کننده بیشتر کمک کند.
در این مقاله، به شما 7 نکته برای انتخاب مکان مناسب برای برگزاری مراسم معرفی کردیم. این نکات به شما کمک خواهند کرد تا با توجه به نوع مراسم خود، تعداد شرکت کنندگان و بودجه، فاصله و دسترسی، امکانات و خدمات، طراحی و دکوراسیون و نظرات متخصصین، یک مکان مناسب را انتخاب کنید.
امیدواریم که این مقاله برای شما مفید و کاربردی بوده باشد. اگر قصد دارید یک مراسم برگزار کنید و به دنبال یک مکان مناسب هستید، می توانید با ما تماس بگیرید و از خدمات و تجربیات ما استفاده کنید. ما با توجه به تجربه چندین ساله خود می توانیم به شما در انتخاب بهترین مکان برای مراسم کمک کنیم. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا با ما تماس بگیرید و برای یک جلسه مشاوره، با ما هماهنگ کنید.
برای برگزاری رویدادهای خود از طریق لینک زیر با ما تماس بگیرید.